Przegląd techniczny – na czym polega i kiedy go wykonywać?

Każda kasa fiskalna, która jest wykorzystywana przez przedsiębiorcę do rejestrowania obrotu i wystawiania paragonów, powinna działać poprawnie. W szczególności istotne jest prawidłowe naliczanie stawek VAT oraz podatku należnego do zapłacenia. Ale nie tylko… Dlatego właśnie kasy rejestrujące muszą przechodzić obowiązkowego przeglądy techniczne. Co przedsiębiorca powinien wiedzieć o tym wymogu?

Na czym polega przegląd techniczny?

Przegląd techniczny jest procedurą, którą może przeprowadzić wyłącznie serwisant z ważnymi uprawnieniami. Innymi słowy, podatnik nie wykonuje tej czynności na własną rękę. Natomiast serwisantem będzie zazwyczaj pracownik firmy, w której przedsiębiorca kupił i zafiskalizował kasę rejestrującą.

Sam przegląd polega na sprawdzeniu stanu danego urządzenia i poprawności jego działania. Kontrolowane jest wtedy m.in. prawidłowe emitowanie dokumentów fiskalnych oraz naliczanie podatków. Co więcej, serwisant sprawdza obudowę kasy, jej program pracy i program archiwizujący, wyświetlacze, stan pamięci i moduł fiskalny, pracę akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania.

Kiedy trzeba zlecić kontrolę kasy?

Zgodnie z aktualnymi przepisami, przegląd techniczny kasy fiskalnej musi się odbywać nie rzadziej niż co 2 lata. W związku z tym, nie ma mowy o jednym, konkretnym terminie, w którym trzeba to zrobić. Prawo wymaga jednak, aby daty przeprowadzenia obowiązkowej kontroli dopilnował podatnik. Pisząc wprost – to przedsiębiorca musi zlecić wykonanie przeglądu technicznego we właściwym terminie.

Podatnicy często decydują się na to, aby kontrola była wykonywana częściej niż co 2 lata, np. raz na rok. Przeprowadzenie przeglądu technicznego zawsze bowiem daje pewność, że kasa lub drukarka fiskalna działa poprawnie i umożliwia zgodne z przepisami prowadzenie ewidencji. Ponadto, zabezpiecza to przed ewentualnym przeoczeniem kontroli.

Co grozi za brak przeglądu?

Brak przeglądu technicznego kasy może się skończyć dla przedsiębiorcy bardzo nieprzyjemnie. Po pierwsze, może on stracić ulgę, którą uzyskał z tytułu zakupu pierwszego urządzenia fiskalnego. Warto przypomnieć, że refundacja kosztów wynosi najczęściej nawet 700 zł, więc nie są to małe pieniądze. Co więcej, niedopilnowanie obowiązkowego przeglądu może skutkować podważeniem prawidłowości prowadzonej ewidencji. A takie coś bywa uznawane za wykroczenie skarbowe i jest karane grzywną.

Na koniec warto jeszcze wspomnieć o tym, że niektóre kasy fiskalne oferują skonfigurowanie przypomnienia, które zawiadomi o zbliżającym się terminie przeglądu technicznego. Urządzenia tego typu z pewnością ułatwiają przestrzeganie przepisów, ale tak naprawdę nie można bazować tylko na ich funkcjonalności. Najlepiej samemu pamiętać o obowiązkach wynikających ze stosowania kasy rejestrującej.