Potwierdzenie znajomości zasad prowadzenia ewidencji – obowiązkowe!

Z założenia, przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż towarów lub usług za pomocą urządzeń rejestrujących są świadomi funkcjonujących przepisów i wynikających z nich obowiązków. Jednak w różnych firmach i okolicznościach „na niewiele może się to zdać”, bowiem ze wspomnianymi technologiami pracują tam nie tylko właściciele działalności, ale i zatrudniany personel. Jeśli tak jest – obie strony muszą dopełnić formalności dotyczących oświadczenia w sprawie znajomości zasad prowadzenia ewidencji. Na czym to konkretnie polega?

Zasady ewidencji, o których każdy musi pamiętać

Dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż towarów lub usług przy użyciu kas i drukarek fiskalnych pewne kwestie są oczywiste. A w każdym razie muszą, bo wynikają wprost z obowiązujących przepisów. Chodzi konkretnie o zasady dotyczące użytkowania tego typu technologii oraz ewidencjonowania obrotu z ich pomocą. Tylko bowiem spełnienie tych wymogów zagwarantuje prawidłowe, zgodne z literą prawa zarządzanie działalnością.

Jednak owa działalność rzadko sprowadza się do pracy samego właściciela. Zwykle – bez względu na to, czy mówimy o mniejszym, czy większym punkcie, firmie funkcjonującej w trybie stacjonarnym bądź mobilnym – przedsiębiorca dzieli obowiązki z zatrudnionymi przez niego pracownikami. I często chodzi właśnie o obsługę klientów przy użyciu kasy bądź drukarki fiskalnej. Tu więc następuje kolejna „oczywistość”. Każdy pracownik, nim przystąpi do wykonywania obowiązków za pomocą urządzenia rejestrującego sprzedaż, musi wpierw zapoznać się z zasadami i wymogami dotyczącymi prowadzenia ewidencji obrotu.

Co jest w tym przypadku szczególnie ważne? Nawet jeśli to oczywistość dla przedsiębiorcy (w końcu zapoznanie swoich pracowników z tymi kwestiami leży w jego interesie), została ona dodatkowo uregulowana prawnie. Mowa konkretnie o treści Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. A zwłaszcza o załączniku nr 1, zawierający dokładniejsze informacje m.in. na temat tego, jakie zasady i kwestie powinien przyswoić sobie pracownik. Dotyczy to przede wszystkim spraw kluczowych. Takich jak konieczność zaewidencjonowania każdej transakcji, która musi zakończyć się poprawnym wystawieniem i wydaniem klientowi (bez jego prośby) paragonu fiskalnego. Zawarte tam informacje mówią o konsekwencjach, jakie grożą w sytuacji niespełnienia tych wymogów lub realizacji ich w sposób nieprawidłowy. A także podkreślają, że paragonu fiskalnego nie może zastąpić wydruk innego typu – np. potwierdzenie z terminala płatniczego.

Zapoznanie z zasadami prowadzenia ewidencji trzeba udokumentować

Zapisy prawne nie tylko zaznaczają konieczność wcześniejszego zapoznania pracownika z regułami dotyczącymi obsługi klientów za pomocą urządzenia fiskalnego. Wprowadzają też obowiązek odpowiedniego udokumentowania tej procedury. Chodzi dokładnie o oświadczenie w sprawie znajomości zasad prowadzenia ewidencji przy użyciu tego typu technologii.

Taki dokument trzeba sporządzić w przypadku każdego pracownika, którego dotyczy omawiana sytuacja. Co więcej, należy przygotować dwa jednobrzmiące egzemplarze (dla właściciela działalności oraz osoby przez niego zatrudnionej), zgodnie ze wzorem znajdującym się w przytoczonym wcześniej załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Finansów. Dlatego oświadczenie musi zawierać np. podpisy obu stron, dane przedsiębiorcy i pracownika czy też datę sporządzenia dokumentu.

Zarówno właściciel, jak i osoba zatrudniona otrzymuje swój, podpisany, odpowiednio sporządzony egzemplarz oświadczenia. Wtedy można uznać, że formalności zostały dopełnione. Warto natomiast podkreślić jeszcze raz, że cała procedura – zapoznanie z zasadami, spisanie oświadczenia – musi odbyć się przed przystąpieniem pracownika do obsługi klienta z użyciem kasy bądź drukarki fiskalnej.