Książka serwisowa – ważniejsza niż myślisz!

W zasadzie, lwia część obowiązków, związanych z obsługą kasy lub drukarki fiskalnej, sprowadza się do rzetelnej dokumentacji. Począwszy od wystawianego paragonu, przez jego kopię, papierową lub elektroniczną, a skończywszy na raportach dobowych i miesięcznych bądź książce serwisowej. No właśnie – dziś pomówimy o tej ostatniej, która zawsze dołączana jest do zakupionego urządzenia rejestrującego. Warto poświęcić jej cały, odrębny wpis, skoro odgrywa znacznie istotniejszą rolę, niż mogłoby się wydawać początkującym przedsiębiorcom.

Zacznijmy od tego, że każdy podatnik, prowadzący sprzedaż towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych oraz korzystający z kasy bądź drukarki fiskalnej, musi zgłaszać swoje urządzenie na przegląd techniczny nie rzadziej, niż co 2 lata. Dlatego naturalne jest, że dokument bezpośrednio związany z tą kwestią również musi mieć istotne znaczenie. Co zatem zawiera książka serwisowa? Jak należy się z nią obchodzić? Czas odpowiedzieć na te pytania.

Co znajdziemy w książce serwisowej?

Dokument ten nieraz potrafi być nazywany „paszportem urządzenia fiskalnego” lub „paszportem przedsiębiorcy” – a to z tego względu, że zawiera wszystkie najważniejsze informacje. I to nie tylko na temat podatnika, ale również posiadanego urządzenia rejestrującego, jego producenta oraz firmy odpowiedzialnej za opiekę serwisową. Wobec tego, co konkretnie znajdziemy w tym dokumencie? M.in. nazwę i wyszczególniony model zakupionej przez nas kasy lub drukarki fiskalnej, jej numer unikatowy oraz fabryczny, a także adres siedziby firmy, która przeprowadziła fiskalizację, dane producenta, serwisanta głównego i serwisanta rezerwowego.

Zawsze w miejscu pracy urządzenia fiskalnego

Zamieszczone w dokumencie wpisy, informujące o wykonanych przeglądach technicznych, naprawach itd., stanowią istotną część ogólnej dokumentacji, poświadczającej prawidłowość prowadzonej przez nas ewidencji obrotu. Każda interwencja serwisu powinna zakończyć się stosowną notatką w książce.

Jesteśmy zobowiązani do okazywania książki serwisowej na każdą prośbę przedstawiciela organów skarbowych bądź firmy odpowiedzialnej za opiekę nad urządzeniem fiskalnym. Dlatego też, zgodnie z przepisami, musimy stale przechowywać dokument w miejscu instalacji danej kasy lub drukarki. Co najlepsze, nie tylko przez cały okres użytkowania jej, ale również jeszcze przez 5 lat od momentu zaprzestania pracy na tym urządzeniu.

Zgubiona lub zniszczona? Zadbaj o wyrobienie duplikatu!

Brak prawidłowo wypełnionej książki serwisowej stanowi dość niepokojący sygnał – zarówno dla serwisu, jak i Urzędu Skarbowego – który potrafi prowadzić do przykrych konsekwencji: cofnięcia ulgi za zakup urządzenia fiskalnego, niezgody na dalsze naprawy i konserwacje itp. Dlatego, jeśli nasz dokument ulegnie zniszczeniu lub zostanie zgubiony, powinniśmy niezwłocznie zareagować. W pierwszej kolejności poinformować o tym fakcie organy skarbowe, w drugiej zaś – złożyć pisemną prośbę do producenta o wydanie duplikatu książki serwisowej.