Paragon fiskalny zawierający oczywisty błąd – co z nim zrobić?

Do podstawowych zadań urządzeń rejestrujących należy ewidencjonowanie obrotu i wystawianie paragonów fiskalnych. Realizacja tych zadań należy zaś do podstawowych obowiązków podatnika, którego prawo obliguje do korzystania z tego typu technologii sprzedaży. Mówimy więc o kwestiach zasadniczych, kluczowych z punktu widzenia przepisów fiskalnych. Zatem co jeśli dojdzie do błędu w tym zakresie, np. gdy pojawi się pomyłka na wystawionym paragonie? Wbrew pozorom – nie ma dramatu. Niemniej, w takiej sytuacji trzeba przedsięwziąć odpowiednie działania.

Czym właściwie jest paragon fiskalny?

Pytanie to może brzmieć dziwnie lub wzbudzać uśmiech, jednak nie bez powodu je stawiamy. Wbrew pozorom bowiem paragon fiskalny wydaje się nieraz elementem na tyle spowszedniałym, że nie każdy zdaje sobie sprawę z ogromnego znaczenia tego dokumentu. Wystarczy choćby wspomnieć o fakcie, jak wielu klientów zostawia paragony na ladach punktów handlowych czy usługowych. Tymczasem chodzi o coś zdecydowanie więcej, niż zwykły „rachunek za zakupy”, pozwalający sprawdzić, ile co kosztowało.

Paragon fiskalny to dokument o szczególnym znaczeniu, będący swego rodzaju „umową transakcyjną” pomiędzy przedsiębiorcą a nabywcą. Ponadto, potwierdzającym, że ten pierwszy ewidencjonuje obrót zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz odprowadza należne podatki. Dla samych klientów dokument ten również staje się ważniejszy, gdy opiewa na bardziej odczuwalną dla nich kwotę. Zwykle bowiem okazuje się niezbędny do tego, aby móc skorzystać z praw konsumenckich – mowa konkretnie o reklamacji lub zwrocie.

Paragon fiskalny ma zatem ściśle określoną postać, uregulowaną przez przepisy prawne. Oznacza to, że wydruk np. musi zawierać konkretne dane w odpowiednich miejscach. Chodzi m.in. o nazwę firmy, jej adres oraz NIP przedsiębiorcy, kwotę podatku należnego z danej transakcji czy numer ewidencyjny urządzenia rejestrującego. Taki wydruk może też zawierać (w stosownych dla tego obszarach) elementy dodatkowe, jak logotyp działalności czy NIP nabywcy. Paragon wystawia się za pomocą kasy lub drukarki fiskalnej. Taki wydruk trzeba zrealizować i wydać klientowi – bez jego żądania – przy dokonaniu każdej sprzedaży. Paragonu fiskalnego nie można też zastąpić dokumentem innego typu, np. potwierdzeniem z terminala płatniczego.

Co oznacza prowadzenie ewidencji błędnie wystawionych paragonów?

Kiedy zdamy sobie sprawę z tego, jak ważnym dokumentem jest paragon fiskalny – dla prawa, przedsiębiorcy czy konsumenta – z łatwością zrozumiemy, że występujący na nim błąd to istotny problem. Istotny, ale nie tragiczny. W końcu wystawiające te dokumenty kasy i drukarki fiskalne są tylko wykonawcami poleceń, które zlecają im ich użytkownicy. A ci mogą przecież nieraz się pomylić, nawet w takiej sytuacji, jak realizacja paragonu. Błąd na wydruku nie jest jednak sytuacją bez wyjścia. Z drugiej strony natomiast wyjście to nie zawsze okazuje się oczywiste.

W końcu sposób działania urządzeń rejestrujących jest ściśle określony przez prawo, a przez to obarczony pewnymi ograniczeniami. Każda zafiskalizowana kasa lub drukarka trwale zapisuje w swojej pamięci wykonane na niej operacje. Jakie są tego konsekwencje? Wystawiony paragon – bez względu na to, czy poprawnie, czy nie – to czynność dla pamięci urządzenia rejestrującego nieodwracalna. Nie da się więc takiego dokumentu skorygować czy wykasować. Jednocześnie też nie można zlekceważyć błędu w ewidencji obrotu oraz pozostawić klienta z wydrukiem zawierającym pomyłkę. Z pomocą dotyczącą postępowania w takich przypadkach przychodzą przepisy fiskalne, które naturalnie uwzględniają możliwość wystawienia błędnego paragonu.

Dla takich sytuacji przedsiębiorca, wedle obowiązujących przepisów, powinien prowadzić osobną ewidencję. Chodzi o sporządzanie notatek z każdego przypadku wystawienia błędnego paragonu. Wpis powinien zawierać konkretne szczegóły, o jakich mowa w przepisach, (o kwocie brutto, kwocie podatku VAT itp.) oraz mieć dołączony wydruk z pomyłką. Natomiast warto podkreślić, że prawo nie precyzuje dokładnie, jak podatnik ma przechowywać opisywaną dokumentację. Nie nakłada ograniczeń, wobec czego przedsiębiorca sam zdecyduje, czy chce w celu zbierania tych notatek użyć stosownej teczki, dodatkowego segregatora lub jakiegoś oddzielnego zeszytu. Powinien jednak gromadzić te dane w porządku, który umożliwi łatwą weryfikację np. w przypadku niezapowiedzianej kontroli skarbowej.