Jakie są zasady dotyczące przechowywania kopii paragonów?

Nie ma co ukrywać… krajowi przedsiębiorcy, którzy korzystają z kas fiskalnych, muszą pamiętać o przestrzeganiu wielu obowiązków. A jednym z wymogów, zdefiniowanym zresztą szczegółowo w polskich przepisach, jest przechowywanie kopii wszystkich wystawionych paragonów. Równocześnie jednak, dostępne na polskim rynku urządzenia rejestrujące oferują archiwizowanie tych danych w 2 formach – papierowej bądź elektronicznej.

Przepisy w sprawie archiwizowania danych

Na chwilę obecną zasady dotyczące przechowywania kopii paragonów szczegółowo definiuje Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Dokument ten mówi wprost, że omawiane tu dane należy archiwizować przez okres 5 lat. Warto także podkreślić, że czas ten trzeba zawsze liczyć od końca roku obrachunkowego, w którym dany paragon fiskalny został wystawiony i wydany konsumentowi. Co więcej, obowiązkiem przedsiębiorcy jest dopilnowanie tego, żeby cała przechowywana dokumentacja była czytelna oraz łatwo dostępna do sprawdzenia przez urzędników skarbowych.

2 technologie zapisu kopii paragonów fiskalnych

Od kilku lat przedsiębiorcy mogą zdecydować, w jaki sposób będą przechowywali kopię paragonów fiskalnych. Wynika to z faktu, że na rynku dostępne są urządzenia rejestrujące, które oferują 2 zupełnie różne rozwiązania technologiczne. W pierwszej grupie znajdują się modele wyposażone w dwurolkowy mechanizm drukujący. To kasy oraz drukarki z tzw. tradycyjną kopią paragonów. Urządzenia tego typu na jednej rolce drukują dowody sprzedaży dla klientów, a na drugiej dokumenty, które przedsiębiorca musi archiwizować.

Do drugiej kategorii należą modele posiadające moduł elektronicznej kopii paragonów. W największym skrócie, są to kasy i drukarki rejestrujące, które automatycznie zapisują i archiwizują istotne dane na cyfrowym nośniku – karcie pamięci SD lub microSD. Ponadto, urządzenia tego typu wykorzystują podczas pracy tylko 1 rolkę papieru termicznego.

Jaką kasę rejestrującą wybrać?

Uprzedzając pytania, które mogą się pojawić w komentarzach do tego wpisu – zarówno kasy z kopią tradycyjną, jak i urządzenia z kartą pamięci, mają swoje wady i zalety. Wybierając dany model trzeba po prostu przemyśleć, czego potrzebuje konkretna firma.

Kasy z kopią papierowych są zazwyczaj tańsze. Niemniej, zużywają one więcej materiałów eksploatacyjnych, więc ich użytkowanie wymaga większych nakładów finansów. Co więcej, przedsiębiorca musi przeznaczyć odpowiednie miejsce na składowanie papierowych dokumentów – żeby kopie paragonów nie wyblakły lub nie uległy uszkodzeniu bądź zniszczeniu.

Za urządzenie wyposażone w kartę pamięci będzie trzeba zapłacić nieco więcej. Ale kasa lub drukarka z kopią elektroniczną jest tańsza w eksploatacji, gdyż zużywa mniej rolek papieru termicznego. Ponadto, rozwiązanie to zapewnia znacznie wygodniejsze i bezpieczniejsze przechowywanie dokumentacji. Dzięki temu, że urządzenie archiwizuje kopię paragonów fiskalnych na karcie pamięci, podatnik nie musi gromadzić papierowych wydruków. Zamiast tego, może z łatwością wykonać backup danych.